PROSES BISNIS PROKUREMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan barang atau jasa. Langkah umum dalam proses prokuremen adalah :

Menentukan kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada suatu waktu tertentu. Permintaan pembeliand apat disiapkan secara manual.

Memilih sumber daya
R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk menyediakan suatu item yang diminta.

Permintaan untuk quotation
Permintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan perusahaan.

Memilih pemasok
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat dalam dokumen quatation dan mengindikasi quatation yang pantas untuk permintaan.


Menerbitkan pesanan pembelian
Dokumen pesanan pembelian mengientifikasi pemasok dan menginformasi barang yang dipesan jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran.

Penerimaan barang
Dokumen penerimaan barang disiapkan dalam R/3. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan, tanpa memerhatikan sumbernya.

Verifikasi faktur
Verifikasi Faktur memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi.

Pembayaran kepada pemasok
Pembayaran dibuat sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian atau record master pemasok.

Record Master
Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi dan proses bisnis perusahaan.

Dokumen prokuremen yang tersedia pada R/3 terdiri dari :
• Permintaan pembelian
• Pemintaan untuk quatation
• Quatation
• Pesanan pembelian
• Perjanjian ringkas
• Kontrak
• Perjanjian penjadwalan
• Pencatatan informasi pembelian


PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROKUREMEN

Permintaan (Penyimpangan)
Permintaan untuk membeli diawali dari departemen pembelian. Permintaan pembelian disetujui dalam departemen yang membuatnya.

Pembelian
Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasopk dan mengatur jangka waktu, dan pengiriman. Bagaimana dapat dilakukan tergantung pada tingkat relatif sentralisasi dalam fungsi pembelian di perusahaan.

Penerimaan
Pesanan pembelian memberikan otorisasi ke departemen penerimaan untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan. Prosedur penerimaan harus punya peran independen untuk menghitung pengiriman atau menyiapkan laporan penerimaan.

Penyimpanan
Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke hutang dagang.

Hutang Dagang
Hutang bertanggung jawab untuk membeli pembayara ke pemasok. Empat dokumen-permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan dan faktur-tersedia untuk mendokumentasikan transaksi pembelian.


PROSES BISNIS MANAJEMEN SDM
Proses bisnis manajemen SDM berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi SDM. Sistem SDM menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengolah informasi yang relevan dengan struktur organisasi.

Pemrosesan SDM pada SAP R/3
Modul SDM pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi pada lingkungan online.
SAP R/3 terdiri dari 2 modul SDM, yaitu :
• Modul administrasi personel (HR – PA)
Yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawaban, data gaji dan data kinerja karyawan
• Modul Perencanaan dan pengembang personel (HR – PD)
Menyediakan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi.

PENGENDALIAN SIKLUS TRANSAKSI PADA PROSES PENGGAJIAN


























Mengilustrasikan flowchart dokumen proses penggajian, karakteristik utama dari ilustrasi tersebut adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut ini :
• Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menampilkan orang dalam penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran.
• Pencatat waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatatan kerja (job-time tickets)..
• Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian

Beberapa karakteristik lain untuk diperhatikan pada gambar 8.4. adalah :
1. Penggunaan rekening penggajian imperst untuk slip gaji untuk memudahkan rekonsiliasi
2. Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian
3. Penggunaan master independen, orang yang mendistribusikan pembayaran independen dari personel, pencatat waktu, dan menyiapkan gaji. Personel kantor, departemen pencatat waktu atau departemen penggajian tidak mempunyai akses ke slip gaji yang dikeluarkan.